La gestión del tiempo en las empresas de adiestramiento comercial (I)

Si tienes una empresa de adiestramiento de perros a poco que vaya sólo medio bien tu principal problema de trabajo será gestionar el tiempo.

Esto es normal, esta es una profesión vocacional y nos solemos preparar únicamente como técnicos del aprendizaje y la conducta de los perros, todo lo demás que conlleva una empresa lo vamos aprendiendo sobre la marcha: tenemos que ser secretaria, administrativo, gestor, chofer y no sé cuántas cosas más para poder funcionar. Normal que nos agobiemos.

Ahora sabemos a nivel científico que la multi-tarea es un mito y que intentar hacer varias cosas a la vez sólo sirve para desconcentrarnos, empeorar nuestros resultados y cargarnos de estrés, por eso en las profesiones en las que estamos obligados a realizar labores muy diferentes la gestión del tiempo es fundamental.

Recientemente en nuestra empresa experimentamos un fuerte crecimiento, no sólo de la demanda de nuestros productos sino de nuevas líneas de trabajo, que nos obligaban a asumir nuevas labores. Al entusiasmo de los nuevos proyectos y la alegría por el crecimiento de la empresa le siguieron rápidamente la sensación de desborde y de “no llegamos, no llegamos” que tan bien conocía de mi paso por la publicidad.

Ahora hemos conseguido mejorar nuestra gestión del tiempo (aunque debo reconocer que aún tenemos que mantener bastantes más horas de trabajo de las recomendables para cubrir todas las áreas), creo que hay una serie de consejos que pueden facilitar esta mejora en cualquier empresa del sector:

• No desaproveches las horas de baja actividad: Si tienes un horario en el que no es habitual que estés ocupado en adiestramientos (típicamente las mañanas entre diario) elige una de las tres siguientes estrategias: realiza ofertas que mejoren el precio a los clientes que acudan en estas horas, reserva ese tiempo para trabajos de oficina o aprovéchalo para desconectar del trabajo practicando alguna afición, pero no dejes esas horas muertas, te generarán pereza y dificultad para trabajar concentrado antes y después.
• Responde por teléfono consultas en las que no merece la pena hacer una visita: Muchas veces nos preguntan por pequeños problemas que pueden ser solucionados por teléfono y nosotros, queriendo aprovechar la ocasión de presentar nuestro producto a un potencial cliente concertamos una entrevista. Si por teléfono comprobamos que el interés del cliente está restringido al motivo de su consulta lo mejor que podemos hacer es darle solución aconsejándole por teléfono: habremos dado una excelente imagen y nos habremos ganado un embajador de nuestra empresa, si insistimos en la entrevista es probable que gastemos una tarde y que, aunque nos contratasen, no sea rentable el balance entre tiempo invertido y facturación. Además cobrar por las pequeñeces no da una buena impresión.
• Enfoca tu atención en una única cosa cada vez: Para quienes tenemos que atender varios frentes esto puede parecer imposible, nosotros lo hemos solucionado dividiendo el tiempo de trabajo en fracciones, ochenta minutos en nuestro caso, que dedicamos íntegramente a un tema. Después de cada fracción nos obligamos a un descanso de diez minutos y retomamos la siguiente fracción también dedicada a un único tema (puedes continuar el de la fracción anterior o cambiar de asunto). Esto permite atender varios asuntos en el día concentrándonos en cada uno de ellos, sin esa sensación de urgencia que da el trabajar en algo teniendo otras cosas importantes pendientes. Yo siempre empiezo el día dividiendo los asuntos entre las fracciones de tiempo disponible.
• Sigue la regla de los tres minutos: Si surge cualquier asunto y puede ser solucionado en menos de tres minutos (una cita, la consulta de un dato…) realiza esa tarea en ese mismo momento, así no acumularas asuntos pendientes sin necesidad. Si requiere más de tres minutos anótala y asígnale una fracción de tiempo para atenderla con concentración plena.
• Organiza tus reuniones de trabajo: Uno de los males más extendidos en nuestro sector es la afición a convocar reuniones en las que la gente se dispersa, divaga y no avanza. Debo reconocer que esto es algo que me ataca los nervios, una reunión debe tener un guión escrito de los temas a tratar que se envíe a todos los convocados y un/os objetivo/s , durante la reunión se deben exponer estos temas y asignar tareas concretas a los asistentes para cubrir los objetivos, la siguiente reunión se convocará cuando se hayan alcanzado y también tendrá un guión definido de temas. Así cada reunión se convoca cuando es necesaria para avanzar y no se convierten en actos sociales.
• Los nuevos protocolos de trabajo no requieren más tiempo, sino una nueva manera de organizar el tiempo: Es habitual que cuando le comento a algún alumno que ya es profesional una potencial mejora en alguno de sus servicios me responda diciéndome: “Sí eso estaría muy bien, pero no tengo tiempo de hacerlo” ¡¡Pero si no somos capaces de implementar nuevos protocolos estamos condenados a no avanzar!! Lo que hoy es lo más actual no lo será (Dios no lo quiera) dentro de cinco años, si no cambio dejaré de ser competitivo porque perderé calidad. Pondré un ejemplo que me ha surgido este mismo fin de semana con un alumno de nuestro curso de Adiestrador Profesional y Técnico en Modificación de Conducta, este alumno es peluquero canino y trabaja para una empresa que da este servicio a particulares. Me preguntó si existe alguna técnica que evite que los perros que llegan a peluquería vacíen las glándulas anales, pues les sucede con frecuencia y es muy desagradable. Le respondí que el problema está en que los perros pueden pasar mucho distrés e incluso miedo cuando van a la peluquería: se les deja de golpe en un sitio desconocido, se les obliga a bañarse y se les seca con un expulsador que parece una turbina de avión, se les ata para cortarles el pelo, normalmente con una máquina que hace un fuerte ruido. Mi propuesta fue que invitaran a los clientes a pasar por la peluquería con el perro para habituarse al ambiente, que el peluquero le de unos premios de vez en cuando y que, antes de su primer corte de pelo, asocie un estado emocional positivo a la peluquería, que nos ayudará a evitar el problema de las glándulas anales (y otros muchos por cierto). La respuesta fue la de siempre “es que no tenemos tiempo para hacer eso”, esto nace de un error de mentalidad, cuando ya tenemos una operativa de trabajo cambiarla siempre supone una inversión de tiempo, pues tenemos que seguir un orden diferente en lo que hacemos, hacer algunas cosas nuevas y suprimir algunas que estábamos haciendo. Lo que tenemos que evaluar es si, una vez hecho el cambio en la forma de trabajar, realmente la nueva manera nos ocupará más tiempo y si le dará una mayor calidad a nuestros servicios, trayendo más clientes o fidelizando a los que tenemos. En este caso concreto creo que el tiempo mejoraría, pues no es igual manejar un perro asustado y agobiado que a uno amigable, que confía en la persona que lo maneja, lo que redundaría en poder hacer un corte con más facilidad, esto implica más calidad de resultado en menos tiempo (yo he sido peluquero y no quedan igual los perros que colaboran con el corte que aquellos que requieren sujeción). Además ofreces una mejor imagen a los propietarios, que valorarán la preocupación por sus perros y la mejora final en la calidad del corte. Aunque durante un par de meses pueda ser un engorro utilizar el nuevo protocolo enseguida se volverá rentable y un argumento de venta del producto, que lo diferenciaría de los que ofrece la competencia.

Como ya me he liado con la extensión (jo, es que este ejemplo me surgió con el artículo casi terminado y tenía que meterlo :(), dejaré unos cuantos consejos para una segunda entrega.