La gestión del tiempo en las empresas de adiestramiento comercial (y II)

Desde el principio informo de que esta segunda parte de cómo gestionar el tiempo en una empresa de adiestramiento es más corta que la primera y que mi último artículo, porque tengo las orejas más largas que una reina Masai de los tirones que me da mi Webmaster cuando me excedo en la longitud de los artículos. Prometo ser bueno o al menos breve, o al menos más breve 😉

Una de las características principales de nuestro trabajo es que se desarrolla en diferentes ámbitos: una parte la hacemos con los clientes, otra en nuestra casa/oficina y no poco de nuestro tiempo pasa en el coche. Obviamente lo que podemos hacer y cómo rendiremos haciéndolo cambiará según el contexto en el que nos encontremos (no es igual atender una llamada cuando estás trabajando con un cliente que en el coche o en la oficina). Esta peculiaridad del oficio de adiestrador no ha sido tomada demasiado en cuenta en la mayoría de opciones de organización del trabajo, porque la mayoría de la gente “normal” suele trabajar en su oficina, con ocasionales reuniones y poco más. Su cotidianeidad no cambia cada rato como la nuestra.

Hay tres recomendaciones que son de mucha ayuda en nuestra situación:

1. Diferencia qué tareas puedes hacer en cada contexto.
2. Optimiza los contextos para que sean de la máxima rentabilidad laboral.
3. No intentes estirar demasiado el tiempo.

Dicho así suena bonito pero ¿Exactamente a qué me refiero?

Diferenciar las tareas que puedo hacer en cada contexto de trabajo

Siguiendo el ejemplo anterior, todos hemos atendido una llamada mientras dábamos una clase, en el coche y en casa. Y todos nos habremos dado cuenta de que esa tarea se realiza de forma óptima en casa, de forma aceptable en el coche y francamente mal mientras que trabajamos con un perro (salvo que lo que estemos haciendo francamente mal sea la clase que le damos al perro). La propuesta que hago, y que me ha sido de mucha ayuda, es poner negro sobre blanco la lista de tareas usuales que nos demanda nuestra profesión (dar clase a los perros y propietarios, atender llamadas, diseñar y escribir terapias, hacer publicidad de la empresa, atender el mail…) y la lista de contextos en los que trabajamos (típicamente: trabajo en casa/oficina, sesiones de adiestramiento, tiempos de espera y desplazamientos), luego debemos escribir en qué contextos es posible realizar cada tarea correctamente, cuál o cuáles contextos son óptimos y la tarea nos saldrá perfecta y en cuáles en imposible hacer bien dicha tarea. Así sabremos qué podemos hacer en cada momento y será más fácil (y con esto quiero decir menos difícil) organizar el tiempo correctamente.

Vuelvo a los ejemplos: Sé que puedo contestar una llamada aceptablemente mientras conduzco (siempre que tenga un manos libres), por lo que si me entra una la puedo coger, pero si veo que esta llamada es la más importante de mi carrera le indicaré a quien me llama que le devolveré la llamada más tarde, porque el contexto óptimo para atender una llamada es en mi casa/oficina o durante los tiempos de espera entre adiestramientos y no voy a arriesgarme a hacerlo sólo correctamente. Sin embargo si me suena el teléfono durante una sesión sé que no puedo atenderlo- ni siquiera aceptablemente- sin estropear mi atención al perro, por lo que no lo cogeré, ya devolveré la llamada al terminar. De hecho yo desconecto el teléfono cuando trabajo con perros o al menos lo hago casi siempre, porque aún recuerdo una llamada mientras rastreaba en una selectiva del CEPPA que me costó un mal trago (y muchos puntos 🙁 🙁 ).

Sin embargo contestar los mailes no puedo hacerlo aceptablemente bien mientras conduzco, por lo que intentar pegarme con la BB para hacerlo siempre me dará un resultado insuficiente y supondré un riesgo para mí y para los demás conductores. Sin embargo en las esperas puedo escribir aceptablemente a través de la BB, pero no perfecto pues es más incómodo que un teclado y al final esto afecta a lo que escribes: si el mail es muy importante esperaré a llegar a mi casa u oficina (¡cómo se mezclan estos conceptos cuando te dedicas al adiestramiento! ;)) para contestar.

El diseño de una terapia me es imposible realizarlo (a mí, cada uno es un mundo) aceptablemente en ninguna circunstancia que no sea en casa, que es el contexto óptimo, por lo que aquí no tengo más opción que hacerlo en casa siempre.

Optimizar los contextos de trabajo

Mi segundo consejo, que complementa al anterior, es adecuar cada contexto de trabajo para poder sacarle el máximo de partido, puesto que sabemos que estaremos frecuentemente en cada una de las situaciones de trabajo descritas debemos adaptarnos: pon un buen manos libres en el coche, usa como teléfono una BB o cualquier dispositivo que te permita recibir y mandar mails con comodidad desde tu coche, pon un GPS para no gastar tiempo en buscar direcciones, usa una agenda con alertas… no racanees, no son situaciones ocasionales, si te dedicas a esto te pasarás años teniendo que trabajar así, tenerlo todo preparado te ayudará más de lo que piensas.

No estirar el tiempo demasiado

Los puntos anteriores se completan con una correcta planificación del tiempo empleado en las tareas, mis recomendaciones son muy sencillas: reserva un tiempo diario para el trabajo en casa (pueden bastar ochenta minutos), si no lo haces se te acumulará el trabajo de oficina y te saldrá peor. Para el trabajo fuera de casa (visitas comerciales, sesiones…) haz previsiones de tiempo con holgura, si vas conduciendo a toda prisa y estás al borde de llegar tarde casi ninguna tarea se podrá realizar aceptablemente. Yo siempre dejo diez minutos extra sobre lo que preveo que necesitaré, si me excedo siempre sé qué tareas puedo hacer para aprovechar las esperas. También es importante ponerse un tiempo máximo de trabajo al día, si trabajas demasiado te vuelves ineficaz e irritable, es más fácil que cometas fallos y al final eso hará que se resienta el negocio.

Esta manera de organizarnos es muy sencilla cuando nos ponemos a ello y si la seguimos consistentemente (por cierto: estoy seguro que a la gente que no adiestra se le ocurren muchas menos ocasiones en las que usar la palabra “consistencia” 😉 ) veremos una mejora realmente notable de la calidad de nuestro trabajo y disminuiremos muchísimo nuestro estrés, que el exceso de estrés no sólo es malo en los perros.